Viele Unternehmen investieren viel Zeit in professionelle Dokumente – von Arbeitsverträgen über Schulungsunterlagen bis hin zu Produktinformationen oder Angeboten. Das Layout stimmt, die Inhalte sind hochwertig und das Corporate Design ist konsequent umgesetzt.

Doch genau an dieser Stelle wird häufig ein entscheidender Punkt übersehen: Kann wirklich jeder Mensch das Dokument nutzen?

Wenn Screenreader Inhalte nicht korrekt erfassen, Überschriften fehlen oder Tabellen unstrukturiert aufgebaut sind, wird aus einem optisch gelungenen Dokument schnell ein Problem. Neben einer schlechteren Nutzererfahrung können inzwischen auch erhebliche rechtliche Risiken entstehen.

Die gute Nachricht: Wer Barrierefreiheit bereits bei der Erstellung berücksichtigt, spart später viel Aufwand und erstellt Dokumente, die für alle Menschen deutlich besser nutzbar sind.

Warum barrierefreie PDFs für Unternehmen immer wichtiger werden

Die Anforderungen an digitale Barrierefreiheit steigen kontinuierlich – und das betrifft längst nicht mehr ausschließlich Behörden. Immer mehr Unternehmen müssen sicherstellen, dass digitale Informationen ohne Einschränkungen zugänglich sind.

Davon betroffen sind u. a. folgende Dokumenttypen:

• 📄 Verträge & Formulare
• 📦 Produktinformationen & Bedienungsanleitungen
• 🎓 Schulungsunterlagen & Präsentationen
• 🧾 Rechnungen & Kundeninformationen
• 💼 Bewerbungsunterlagen & HR-Dokumente

Gerade HR-Abteilungen, Personalentwickler und IT-Verantwortliche stehen deshalb vor der Aufgabe, bestehende Dokumente zu überprüfen und zukünftige Unterlagen von Grund auf barrierefrei zu erstellen.

Der rechtliche Rahmen: Was gilt jetzt?

Für öffentliche Einrichtungen gelten bereits seit Jahren verbindliche Vorgaben. Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) haben sich die Anforderungen jedoch spürbar erweitert.

Seit Juni 2025 müssen zahlreiche digitale Produkte und Dienstleistungen barrierefrei gestaltet werden. Je nach Angebot betrifft dies auch Dokumente, die Kunden oder Mitarbeitenden digital bereitgestellt werden.

Die relevanten Standards im Überblick:

• WCAG 2.1 AA (Web Content Accessibility Guidelines)
• EN 301 549 (Europäische Norm für digitale Barrierefreiheit)
• PDF/UA (DIN ISO 14289-1 – Der technische Standard für barrierefreie PDFs)

💡 MK Contrain Praxistipp: Barrierefreiheit muss bereits Bestandteil der Dokumentenerstellung sein – und nicht erst im Nachgang bei der abschließenden Qualitätskontrolle reinrepetiert werden!

Die 5 häufigsten Fehler in PDF-Dokumenten

In der Schulungspraxis begegnen uns immer wieder dieselben typischen Stolperfallen:

1. Überschriften werden nur optisch gestaltet
2. Problem: Überschriften werden einfach nur groß und fett formatiert. Für Screenreader existieren sie jedoch gar nicht – die Navigationsstruktur im PDF fehlt komplett.
3. Bilder besitzen keinen Alternativtext
4. Problem: Logos, Fotos oder Diagramme enthalten wichtige Infos. Fehlt der Alt-Text, bleiben diese Inhalte für sehbeeinträchtigte Menschen verborgen.
5. Tabellen dienen als Layout-Werkzeug
6. Problem: Tabellen werden genutzt, um Text auf der Seite auszurichten. Assistive Technologien geraten hierbei durcheinander. Tabellen gehören ausschließlich zur Darstellung von strukturierten Daten!
7. Farben transportieren exklusive Informationen
8. Problem: "Grün = bestanden, Rot = nicht bestanden". Solche rein visuellen Signale funktionieren für viele Nutzer nicht und verletzen WCAG-Kriterien.
9. Fehlende Strukturinformationen beim Export
10. Problem: Der Irrtum "Das Dokument stammt aus Word, also ist das PDF automatisch barrierefrei" hält sich wacker. Ohne die richtigen Konvertierungseinstellungen gehen Überschriften, Listen und Lesereihenfolgen verloren.

5 Sofortmaßnahmen für barrierefreie Dokumente

1. Formatvorlagen konsequent nutzen

Verwenden Sie in Microsoft Word ausschließlich die integrierten Überschrift-Formate ( Überschrift 1 ,  Überschrift 2   etc.). Dadurch entstehen automatisch eine saubere Dokumentstruktur, Navigationsmöglichkeiten für Screenreader und korrekte PDF-Tags.

2. Bilder mit Alternativtext versehen

Jede inhaltlich relevante Grafik benötigt einen präzisen Alternativtext.

Frage als Orientierung: Welcher Inhalt würde fehlen, wenn das Bild ausgeblendet wäre? Rein dekorative Elemente werden als "dekorativ" markiert.

3. Auf ausreichende Farbkontraste achten

Achten Sie auf starke Kontraste zwischen Schrift und Hintergrund sowie gut lesbare Schriftgrößen. Vermitteln Sie Informationen niemals ausschließlich über Farben.

4. Tabellen sauber aufbauen

Nutzen Sie Tabellen nur für Daten. Vergeben Sie immer eine klar definierte Kopfzeile, vermeiden Sie verschachtelte Tabellen und verzichten Sie weitestgehend auf verbundene Zellen.

5. PDF vor der Veröffentlichung prüfen

Die Erstellung endet nicht mit dem Export. Prüfen Sie jedes Dokument vor der Freigabe mit Spezialsoftware wie Power PDF oder Adobe Acrobat Pro auf Tags, Lesereihenfolge, Alternativtexte und Formularfelder.

Warum sich Barrierefreiheit auch wirtschaftlich lohnt

Barrierefreie Dokumente erfüllen nicht nur gesetzliche Vorgaben – sie verbessern die Qualität der gesamten Unternehmenskommunikation.

Davon profitieren:

• ♿ Menschen mit Behinderungen oder Sehbeeinträchtigungen
• 👓 Ältere Mitarbeitende & Personen mit temporären Einschränkungen
• 📱 Mobile Nutzer auf kleineren Displays
• 🌐 Internationale Zielgruppen
• 🔍 Suchmaschinen und moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

Auf den Punkt gebracht: Ein gut strukturiertes Dokument ist für alle einfacher zu lesen, schneller zu erfassen und langfristig effizienter zu pflegen.

Fazit

Barrierefreie Dokumente sind kein lästiger Zusatzaufwand, sondern ein zentrales Qualitätsmerkmal moderner Unternehmenskommunikation. Wer bereits in Microsoft Word sauber arbeitet, spart später viel Zeit bei der PDF-Erstellung und minimiert rechtliche Risiken.

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