Barrierefreie Dokumente: Rechtliche Anforderungen und 5 Sofortmaßnahmen für die Praxis

Warum barrierefreie Dokumente für Unternehmen wichtig sind

Unternehmen erstellen täglich Verträge, Angebote, Rechnungen, Schulungsunterlagen, Bewerbungsunterlagen und Produktinformationen. Ein Dokument kann dabei optisch sauber aussehen und trotzdem für Menschen mit Seh-, Hör- oder motorischen Einschränkungen schwer nutzbar sein.

Probleme entstehen häufig nicht durch den Inhalt selbst, sondern durch die fehlende technische Struktur: Überschriften sind nur größer formatiert, Tabellen dienen als Layoutfläche, Bilder haben keinen Alternativtext oder die Lesereihenfolge ist beim PDF-Export nicht nachvollziehbar.

Barrierefreiheit verbessert deshalb nicht nur den Zugang für Menschen mit Behinderungen. Klar strukturierte Dokumente lassen sich auch auf kleinen Bildschirmen besser erfassen, mit assistiven Technologien zuverlässiger nutzen und langfristig leichter pflegen.

Rechtlicher Rahmen: Was das BFSG tatsächlich regelt

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) gilt seit dem 28. Juni 2025 für bestimmte Produkte und Dienstleistungen, die für Verbraucher angeboten werden. Dazu zählen unter anderem bestimmte Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr. Daraus folgt aber nicht, dass jedes interne Unternehmensdokument automatisch unter dieselben gesetzlichen Anforderungen fällt.

Entscheidend sind der konkrete Anwendungsbereich, die Zielgruppe und die Art des Angebots. Unternehmen sollten deshalb zunächst prüfen, ob ein Dokument unmittelbar Teil eines vom BFSG erfassten Produkts oder einer erfassten Dienstleistung ist.

Unabhängig davon können barrierefreie Dokumente organisatorisch sinnvoll sein. Sie verbessern die Zugänglichkeit und schaffen Standards, die sich auch für interne Kommunikation, Schulungen und Vorlagen nutzen lassen.

Technische Orientierung: WCAG, EN 301 549 und PDF/UA

Für die praktische Umsetzung werden mehrere Standards und technische Regelwerke herangezogen. Die WCAG 2.2 beschreibt Anforderungen an zugängliche digitale Inhalte. EN 301 549 enthält Anforderungen an die Barrierefreiheit von Informations- und Kommunikationstechnik.

Für PDF-Dokumente ist außerdem PDF/UA relevant. Der Standard beschreibt, wie PDF-Inhalte technisch strukturiert sein sollten, damit assistive Technologien sie zuverlässig auswerten können.

Diese Standards sind nicht für jedes Dokument in jeder Situation automatisch in identischer Weise rechtlich verbindlich. Sie bieten aber eine belastbare technische Orientierung für die Erstellung und Prüfung zugänglicher Dokumente.

Fünf Sofortmaßnahmen für die Praxis

1. Überschriften wirklich als Überschriften anlegen

Verwenden Sie in Word, PowerPoint und anderen Programmen echte Formatvorlagen statt nur größere oder fett formatierte Schrift. Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Dokumentstruktur, die auch von Screenreadern erkannt werden kann.

2. Alternativtexte für informative Bilder ergänzen

Bilder, Diagramme und Grafiken mit Informationsfunktion benötigen einen passenden Alternativtext. Er sollte die relevante Aussage des Bildes vermitteln und nicht lediglich den Dateinamen oder die Bildunterschrift wiederholen.

Rein dekorative Elemente sollten dagegen als dekorativ gekennzeichnet werden, damit sie die Nutzung mit assistiven Technologien nicht unnötig erschweren.

3. Farbe nicht als einzige Information verwenden

Wenn Zustände, Kategorien oder Bewertungen ausschließlich durch Farben unterschieden werden, können Informationen verloren gehen.

Ergänzen Sie deshalb Text, Symbole, Muster oder andere eindeutige Merkmale. Achten Sie zusätzlich auf ausreichende Kontraste zwischen Schrift, Hintergrund und grafischen Elementen.

4. Tabellen nur für echte Daten verwenden

Tabellen sollten Informationen strukturiert darstellen und nicht als Hilfsmittel für das Seitenlayout dienen. Verwenden Sie eindeutige Kopfzeilen und möglichst einfache Tabellenstrukturen.

Komplexe verschachtelte Tabellen können für Screenreader schwer nachvollziehbar sein. Prüfen Sie deshalb, ob dieselbe Information auch mit einer einfacheren Struktur dargestellt werden kann.

5. Das fertige PDF wirklich prüfen

Ein korrekt aufgebautes Quelldokument ist wichtig, garantiert aber noch kein barrierefreies PDF. Beim Export können Strukturinformationen, Lesereihenfolge oder Tags verloren gehen.

Prüfen Sie deshalb das fertige PDF erneut. Automatische Prüfwerkzeuge helfen bei technischen Auffälligkeiten, ersetzen aber keine manuelle Kontrolle.

Checkliste für die Praxis

• Ist der rechtliche und organisatorische Anwendungsbereich des Dokuments geklärt?
• Sind Überschriften als echte Formatvorlagen angelegt?
• Haben informative Bilder und Diagramme passende Alternativtexte?
• Werden Informationen zusätzlich zu Farbe auch textlich oder symbolisch vermittelt?
• Sind Tabellen für Daten und nicht nur als Layoutfläche eingesetzt?
• Ist die Lesereihenfolge nachvollziehbar?
• Sind Links, Formularfelder und interaktive Elemente verständlich bezeichnet?
• Wurde das PDF mit geeigneten Einstellungen exportiert?
• Wurde das fertige Dokument vor der Freigabe technisch und manuell geprüft?
• Ist festgehalten, wer Korrekturen und Vorlagenpflege verantwortet?

Fazit

Barrierefreie Dokumente entstehen nicht durch einen einzelnen Prüfschritt, sondern durch gute Strukturentscheidungen im gesamten Erstellungsprozess. Das BFSG betrifft bestimmte Produkte und Dienstleistungen, nicht automatisch jedes interne Unternehmensdokument. Für die Praxis lohnt es sich dennoch, wichtige Dokumente systematisch nach gemeinsamen technischen Kriterien zu erstellen, zu testen und als Vorlagen weiterzuentwickeln.