KI ist längst im Arbeitsalltag angekommen – vom Textassistenten über Datenanalysen bis zur Bewerbervorauswahl. Damit wächst auch die Verantwortung: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen seit dem 2. Februar 2025 Maßnahmen treffen, damit die Personen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen.

Diese Vorgabe steht in Art. 4 der europäischen KI-Verordnung, häufig auch AI Act genannt. Sie betrifft nicht nur große Technologieunternehmen. Relevant ist sie für Organisationen jeder Größe, sobald Mitarbeitende KI-Systeme entwickeln, betreiben oder im Arbeitsalltag nutzen.

KI-Kompetenz ist keine Standard-Schulung – aber eine konkrete Pflicht

Der AI Act schreibt keinen einheitlichen Kurs und keine bestimmte Stundenzahl vor. Er verlangt vielmehr angemessene Maßnahmen. Dabei zählen die vorhandenen Kenntnisse, Erfahrungen und Qualifikationen der Mitarbeitenden ebenso wie der konkrete Einsatzkontext und die Personen, auf die sich der KI-Einsatz auswirkt.

Praktisch bedeutet das: Ein allgemeiner Einstieg kann für gelegentliche Nutzerinnen und Nutzer sinnvoll sein. Teams, die KI in sensiblen Bereichen einsetzen – etwa im Personalwesen, in der Kundenkommunikation oder bei datengetriebenen Entscheidungen – benötigen dagegen eine vertiefte, anwendungsbezogene Qualifizierung.

Wen betrifft Art. 4 des AI Act?

Die Vorgabe richtet sich an zwei Gruppen:

• Anbieter (Provider): Organisationen, die KI-Systeme entwickeln oder unter ihrem Namen in Verkehr bringen.
• Betreiber (Deployer): Organisationen, die KI-Systeme im eigenen Betrieb einsetzen – auch dann, wenn die Lösung von einem externen Anbieter stammt.

Entscheidend ist nicht die Branche und auch nicht die Unternehmensgröße. Entscheidend ist, wer im Auftrag der Organisation mit dem Betrieb oder der Nutzung eines KI-Systems befasst ist. Dazu können Mitarbeitende, Führungskräfte und externe Personen gehören, sofern sie für das Unternehmen mit KI arbeiten.

Was ausreichende KI-Kompetenz im Unternehmensalltag umfasst

Die Inhalte sollten sich an den tatsächlich eingesetzten Anwendungen orientieren. Für viele Unternehmen gehören dazu insbesondere:

• Grundverständnis: Was kann die eingesetzte KI – und wo liegen ihre Grenzen?
• Ergebnisprüfung: Wie erkennen Mitarbeitende Fehler, Verzerrungen oder erfundene Inhalte und wie prüfen sie Ergebnisse kritisch?
• Datenschutz und Vertraulichkeit: Welche Daten dürfen eingegeben werden und welche nicht?
• Urheberrecht und Transparenz: Welche Vorgaben gelten für die Nutzung und Kennzeichnung von KI-generierten Inhalten?
• Verantwortlichkeiten: Wann ist menschliche Kontrolle erforderlich und wer entscheidet im Zweifel?
• Interne Spielregeln: Welche Tools, Anwendungsfälle und Freigabewege sind im Unternehmen zulässig?

Besonders wichtig: KI-Kompetenz entsteht nicht allein durch eine Tool-Einführung. Mitarbeitende müssen lernen, Ergebnisse einzuordnen, Risiken zu erkennen und ihre Verantwortung im jeweiligen Prozess wahrzunehmen.

Ein pragmatischer Fahrplan für Unternehmen

1. KI-Einsatz sichtbar machen

Erfassen Sie, welche KI-Anwendungen im Unternehmen bereits genutzt werden – einschließlich frei zugänglicher Tools. Ordnen Sie zu, welche Teams sie nutzen, welche Daten verarbeitet werden und welche Entscheidungen dadurch unterstützt oder vorbereitet werden.

2. Risiken und Zielgruppen priorisieren

Nicht jede Anwendung benötigt dieselbe Tiefe an Qualifizierung. Prüfen Sie besonders sorgfältig Einsatzfelder mit personenbezogenen, vertraulichen oder entscheidungsrelevanten Daten. Daraus ergibt sich, welche Rollen Grundlagenwissen benötigen und wo vertiefende Formate erforderlich sind.

3. Passende Lernformate umsetzen

Kombinieren Sie ein kompaktes Grundlagenformat mit rollenspezifischen Vertiefungen und klaren internen Leitlinien. Entscheidend ist der Transfer: Übungen sollten an echten, zulässigen Anwendungsfällen aus dem Arbeitsalltag ansetzen.

4. Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren

Art. 4 schreibt keinen formalen Einheitsnachweis vor. Eine nachvollziehbare Dokumentation der Maßnahmen, Zielgruppen, Inhalte und Teilnahmen ist dennoch sinnvoll. Sie hilft bei der Steuerung, macht Kompetenzaufbau sichtbar und unterstützt die Organisation bei Rückfragen.

5. Regelmäßig nachschärfen

KI-Tools, Einsatzfelder und rechtliche Anforderungen entwickeln sich weiter. Überprüfen Sie deshalb in festen Abständen, ob Richtlinien, Lerninhalte und Verantwortlichkeiten noch zur Praxis passen.

Was sich zum 2. August 2026 zusätzlich ändert

Der AI Act gilt stufenweise. Während die Anforderungen zur KI-Kompetenz bereits seit Februar 2025 anwendbar sind, greifen zum 2. August 2026 weitere Regelungen – unter anderem Transparenzpflichten für bestimmte KI-Systeme sowie weitere Vorgaben für die Umsetzung und Durchsetzung. Für Unternehmen ist das ein guter Anlass, KI-Kompetenz nicht isoliert zu betrachten, sondern mit Datenschutz, internen Richtlinien, Rollen und Prozessen zu verbinden.

Die Bundesnetzagentur bündelt in Deutschland Informationen und Unterstützungsangebote zur KI-Verordnung. Bei konkreten rechtlichen Einzelfragen empfiehlt sich eine rechtliche Prüfung, insbesondere bei sensiblen oder hochriskanten Einsatzszenarien.

Fazit: Kompetenz schafft Sicherheit und Handlungsspielraum



KI-Kompetenz ist kein einmaliger Pflichttermin. Sie schafft die Grundlage dafür, dass Mitarbeitende KI sicher, kritisch und produktiv einsetzen können. Unternehmen reduzieren damit Risiken – und machen aus KI zugleich einen echten Hebel für Qualität, Effizienz und Innovation.

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