Der neue Microsoft Planner: Aufgaben, Projekte und Teamarbeit effizient vereint

Microsoft hat seinen Planner grundlegend weitergedacht: Aufgaben, Projekte und Teamarbeit rücken näher zusammen – direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Der neue Planner vereint Funktionen aus Planner, To Do, Outlook-Aufgaben, Project und SharePoint und macht Teamkoordination spürbar einfacher.

Ob persönliche To-dos, Team-Boards oder Projektpläne mit Zeitachsen: Sie steuern alles zentral in der Planner-App – nahtlos in Microsoft Teams. Persönliche Aufgaben bleiben in To Do, kollaborative Arbeit läuft in Planner. Das sorgt für Klarheit und vermeidet Doppelpflege.

• Aufgeräumte Oberfläche mit klaren Ansichten für Board, Liste, Zeitachse und “Meine Aufgaben”
• Bessere Trennung zwischen persönlichen und Team-Aufgaben
• Mehr Überblick in “Meine Aufgaben” durch Gruppierungen wie “Mir zugewiesen” oder “Gekennzeichnete E-Mails”
• Reibungslosere Zusammenarbeit: Aufgaben lassen sich kommentieren, Dateien anhängen und im Teamkontext besprechen

Mit den Premium-Fähigkeiten (basiert auf Project-Technologie) skalieren Sie von Aufgabenlisten zu belastbaren Projektplänen:

• Zeitachse (Gantt) mit Abhängigkeiten und Meilensteinen
• Hierarchien: Hauptaufgaben, Unteraufgaben und Zusammenfassungen
• Sprints für agile Teams sowie Board-Ansichten mit Iterationen
• Personen-/Zuordnungsansicht zur Lastverteilung und Kapazitätsplanung
• Ziele auf Plan-Ebene zur Fortschrittsmessung (separat von Viva Goals einzuordnen)
• Benutzerdefinierte Felder für Status, Kosten, Prioritäten u. a.
• Verlauf/Änderungshistorie für Nachvollziehbarkeit
• Visuelles Management über Bucket-Farben und Regeln
• Unterstützung durch Copilot, z. B. beim Strukturieren, Priorisieren und Zusammenfassen von Aufgabeninhalten

Hinweis: Premium-Funktionen (inklusive Copilot in Planner) erfordern in der Regel Project Plan 3 oder Plan 5. Eine kostenlose Testphase lässt sich direkt aus der Planner-App in Teams starten.

• Markteinführung: Kampagnenplanung mit Sprints, Abhängigkeiten und Zielen
• IT-Rollout: Aufgabenpakete nach Standorten/Workstreams, Meilensteine und Kapazitäten
• HR-Programme: Onboarding-, Talent- oder Leadership-Tracks als wiederverwendbare Pläne
• Vertrieb: Deal-Boards mit Custom Fields für Stage, Dealgröße, Nächste Schritte
• Projekte im Tagesgeschäft: Von “Ad-hoc” bis “komplex” – alles in einem System

1. In Teams die Planner-App öffnen und einen neuen Plan erstellen.
2. Benennung, Buckets und Etiketten standardisieren (Namenskonventionen festlegen).
3. Rollen, Rechte und Benachrichtigungen definieren; Datenschutz beachten.
4. Aufgabenstruktur in kleineren Arbeitspaketen denken (Haupt-/Unteraufgaben).
5. Ansichten nutzen: Board für Fokus, Zeitachse für Terminlage, Personen für Auslastung.
6. Custom Fields einführen, erst wenige – dann bei Bedarf erweitern.
7. Für wiederkehrende Vorhaben Vorlagen durch Kopieren etablieren.
8. Optional: Premium-Test aktivieren und Sprints, Meilensteine, Workload & Co. evaluieren.

• “Ein Ticket – eine klare Verantwortung”: Vermeidet Reibungsverluste.
• Definition of Done pro Bucket oder Plan festhalten.
• Wöchentlicher Review-Termin mit Board-/Zeitachsenblick: kurz, konsequent, transparent.
• Automatisierung mit Power Automate prüfen (z. B. bei Fälligkeit, Statuswechsel).
• Reporting über Planner/Project-Reports oder Power BI konsistent aufsetzen.

Sie möchten den neuen Planner sauber einführen – vom ersten Pilot bis zum Rollout? Wir organisieren für Sie individuelle Inhouse-Schulungen rund um Microsoft Teams, Planner/Project, Change Management, Führung im Projekt und mehr. Gemeinsam erarbeiten wir ein passgenaues Konzept für Ihr Setting – praxisnah, auf Ihr Tagesgeschäft zugeschnitten und mit einem Trainer, der zu Ihnen passt. Melden Sie sich – wir nehmen Ihnen die Recherche ab und bringen Sie zügig in die Umsetzung.