Der neue Microsoft Planner: Aufgaben, Projekte und Teamarbeit effizient vereint
19. September 2025
Microsoft hat seinen Planner grundlegend weitergedacht: Aufgaben, Projekte und Teamarbeit rücken näher zusammen – direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Der neue Planner vereint Funktionen aus Planner, To Do, Outlook-Aufgaben, Project und SharePoint und macht Teamkoordination spürbar einfacher.
Ein Werkzeug, viele Perspektiven
Ob persönliche To-dos, Team-Boards oder Projektpläne mit Zeitachsen: Sie steuern alles zentral in der Planner-App – nahtlos in Microsoft Teams. Persönliche Aufgaben bleiben in To Do, kollaborative Arbeit läuft in Planner. Das sorgt für Klarheit und vermeidet Doppelpflege.
Was ist wirklich neu?
- Aufgeräumte Oberfläche mit klaren Ansichten für Board, Liste, Zeitachse und “Meine Aufgaben”
- Bessere Trennung zwischen persönlichen und Team-Aufgaben
- Mehr Überblick in “Meine Aufgaben” durch Gruppierungen wie “Mir zugewiesen” oder “Gekennzeichnete E-Mails”
- Reibungslosere Zusammenarbeit: Aufgaben lassen sich kommentieren, Dateien anhängen und im Teamkontext besprechen
Premium-Funktionen auf einen Blick
Mit den Premium-Fähigkeiten (basiert auf Project-Technologie) skalieren Sie von Aufgabenlisten zu belastbaren Projektplänen:
- Zeitachse (Gantt) mit Abhängigkeiten und Meilensteinen
- Hierarchien: Hauptaufgaben, Unteraufgaben und Zusammenfassungen
- Sprints für agile Teams sowie Board-Ansichten mit Iterationen
- Personen-/Zuordnungsansicht zur Lastverteilung und Kapazitätsplanung
- Ziele auf Plan-Ebene zur Fortschrittsmessung (separat von Viva Goals einzuordnen)
- Benutzerdefinierte Felder für Status, Kosten, Prioritäten u. a.
- Verlauf/Änderungshistorie für Nachvollziehbarkeit
- Visuelles Management über Bucket-Farben und Regeln
- Unterstützung durch Copilot, z. B. beim Strukturieren, Priorisieren und Zusammenfassen von Aufgabeninhalten
Hinweis: Premium-Funktionen (inklusive Copilot in Planner) erfordern in der Regel Project Plan 3 oder Plan 5. Eine kostenlose Testphase lässt sich direkt aus der Planner-App in Teams starten.
Typische Einsatzszenarien
- Markteinführung: Kampagnenplanung mit Sprints, Abhängigkeiten und Zielen
- IT-Rollout: Aufgabenpakete nach Standorten/Workstreams, Meilensteine und Kapazitäten
- HR-Programme: Onboarding-, Talent- oder Leadership-Tracks als wiederverwendbare Pläne
- Vertrieb: Deal-Boards mit Custom Fields für Stage, Dealgröße, Nächste Schritte
- Projekte im Tagesgeschäft: Von “Ad-hoc” bis “komplex” – alles in einem System
So starten Sie pragmatisch
- In Teams die Planner-App öffnen und einen neuen Plan erstellen.
- Benennung, Buckets und Etiketten standardisieren (Namenskonventionen festlegen).
- Rollen, Rechte und Benachrichtigungen definieren; Datenschutz beachten.
- Aufgabenstruktur in kleineren Arbeitspaketen denken (Haupt-/Unteraufgaben).
- Ansichten nutzen: Board für Fokus, Zeitachse für Terminlage, Personen für Auslastung.
- Custom Fields einführen, erst wenige – dann bei Bedarf erweitern.
- Für wiederkehrende Vorhaben Vorlagen durch Kopieren etablieren.
- Optional: Premium-Test aktivieren und Sprints, Meilensteine, Workload & Co. evaluieren.
Best Practices aus der Praxis
- “Ein Ticket – eine klare Verantwortung”: Vermeidet Reibungsverluste.
- Definition of Done pro Bucket oder Plan festhalten.
- Wöchentlicher Review-Termin mit Board-/Zeitachsenblick: kurz, konsequent, transparent.
- Automatisierung mit Power Automate prüfen (z. B. bei Fälligkeit, Statuswechsel).
- Reporting über Planner/Project-Reports oder Power BI konsistent aufsetzen.
Unser Angebot: Schnell zum Mehrwert mit dem richtigen Training
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