Der neue Microsoft Planner: Aufgaben, Projekte und Teamarbeit effizient vereint

19. September 2025

Microsoft hat seinen Planner grundlegend weitergedacht: Aufgaben, Projekte und Teamarbeit rücken näher zusammen – direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Der neue Planner vereint Funktionen aus Planner, To Do, Outlook-Aufgaben, Project und SharePoint und macht Teamkoordination spürbar einfacher.

Ein Werkzeug, viele Perspektiven

Ob persönliche To-dos, Team-Boards oder Projektpläne mit Zeitachsen: Sie steuern alles zentral in der Planner-App – nahtlos in Microsoft Teams. Persönliche Aufgaben bleiben in To Do, kollaborative Arbeit läuft in Planner. Das sorgt für Klarheit und vermeidet Doppelpflege.

Was ist wirklich neu?

  • Aufgeräumte Oberfläche mit klaren Ansichten für Board, Liste, Zeitachse und “Meine Aufgaben”
  • Bessere Trennung zwischen persönlichen und Team-Aufgaben
  • Mehr Überblick in “Meine Aufgaben” durch Gruppierungen wie “Mir zugewiesen” oder “Gekennzeichnete E-Mails”
  • Reibungslosere Zusammenarbeit: Aufgaben lassen sich kommentieren, Dateien anhängen und im Teamkontext besprechen

Premium-Funktionen auf einen Blick

Mit den Premium-Fähigkeiten (basiert auf Project-Technologie) skalieren Sie von Aufgabenlisten zu belastbaren Projektplänen:

  • Zeitachse (Gantt) mit Abhängigkeiten und Meilensteinen
  • Hierarchien: Hauptaufgaben, Unteraufgaben und Zusammenfassungen
  • Sprints für agile Teams sowie Board-Ansichten mit Iterationen
  • Personen-/Zuordnungsansicht zur Lastverteilung und Kapazitätsplanung
  • Ziele auf Plan-Ebene zur Fortschrittsmessung (separat von Viva Goals einzuordnen)
  • Benutzerdefinierte Felder für Status, Kosten, Prioritäten u. a.
  • Verlauf/Änderungshistorie für Nachvollziehbarkeit
  • Visuelles Management über Bucket-Farben und Regeln
  • Unterstützung durch Copilot, z. B. beim Strukturieren, Priorisieren und Zusammenfassen von Aufgabeninhalten

Hinweis: Premium-Funktionen (inklusive Copilot in Planner) erfordern in der Regel Project Plan 3 oder Plan 5. Eine kostenlose Testphase lässt sich direkt aus der Planner-App in Teams starten.

Typische Einsatzszenarien

  • Markteinführung: Kampagnenplanung mit Sprints, Abhängigkeiten und Zielen
  • IT-Rollout: Aufgabenpakete nach Standorten/Workstreams, Meilensteine und Kapazitäten
  • HR-Programme: Onboarding-, Talent- oder Leadership-Tracks als wiederverwendbare Pläne
  • Vertrieb: Deal-Boards mit Custom Fields für Stage, Dealgröße, Nächste Schritte
  • Projekte im Tagesgeschäft: Von “Ad-hoc” bis “komplex” – alles in einem System

So starten Sie pragmatisch

  1. In Teams die Planner-App öffnen und einen neuen Plan erstellen.
  2. Benennung, Buckets und Etiketten standardisieren (Namenskonventionen festlegen).
  3. Rollen, Rechte und Benachrichtigungen definieren; Datenschutz beachten.
  4. Aufgabenstruktur in kleineren Arbeitspaketen denken (Haupt-/Unteraufgaben).
  5. Ansichten nutzen: Board für Fokus, Zeitachse für Terminlage, Personen für Auslastung.
  6. Custom Fields einführen, erst wenige – dann bei Bedarf erweitern.
  7. Für wiederkehrende Vorhaben Vorlagen durch Kopieren etablieren.
  8. Optional: Premium-Test aktivieren und Sprints, Meilensteine, Workload & Co. evaluieren.

Best Practices aus der Praxis

  • “Ein Ticket – eine klare Verantwortung”: Vermeidet Reibungsverluste.
  • Definition of Done pro Bucket oder Plan festhalten.
  • Wöchentlicher Review-Termin mit Board-/Zeitachsenblick: kurz, konsequent, transparent.
  • Automatisierung mit Power Automate prüfen (z. B. bei Fälligkeit, Statuswechsel).
  • Reporting über Planner/Project-Reports oder Power BI konsistent aufsetzen.

Unser Angebot: Schnell zum Mehrwert mit dem richtigen Training

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