Der neue Microsoft Planner: Aufgaben, Projekte und Teamarbeit effizient vereint
19. September 2025
Microsoft hat seinen Planner grundlegend weitergedacht: Aufgaben, Projekte und Teamarbeit rücken näher zusammen – direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Der neue Planner vereint Funktionen aus Planner, To Do, Outlook-Aufgaben, Project und SharePoint und macht Teamkoordination spürbar einfacher.
Ein Werkzeug, viele Perspektiven
Ob persönliche To-dos, Team-Boards oder Projektpläne mit Zeitachsen: Sie steuern alles zentral in der Planner-App – nahtlos in Microsoft Teams. Persönliche Aufgaben bleiben in To Do, kollaborative Arbeit läuft in Planner. Das sorgt für Klarheit und vermeidet Doppelpflege.
Was ist wirklich neu?
- Aufgeräumte Oberfläche mit klaren Ansichten für Board, Liste, Zeitachse und “Meine Aufgaben”
- Bessere Trennung zwischen persönlichen und Team-Aufgaben
- Mehr Überblick in “Meine Aufgaben” durch Gruppierungen wie “Mir zugewiesen” oder “Gekennzeichnete E-Mails”
- Reibungslosere Zusammenarbeit: Aufgaben lassen sich kommentieren, Dateien anhängen und im Teamkontext besprechen
Premium-Funktionen auf einen Blick
Mit den Premium-Fähigkeiten (basiert auf Project-Technologie) skalieren Sie von Aufgabenlisten zu belastbaren Projektplänen:
- Zeitachse (Gantt) mit Abhängigkeiten und Meilensteinen
- Hierarchien: Hauptaufgaben, Unteraufgaben und Zusammenfassungen
- Sprints für agile Teams sowie Board-Ansichten mit Iterationen
- Personen-/Zuordnungsansicht zur Lastverteilung und Kapazitätsplanung
- Ziele auf Plan-Ebene zur Fortschrittsmessung (separat von Viva Goals einzuordnen)
- Benutzerdefinierte Felder für Status, Kosten, Prioritäten u. a.
- Verlauf/Änderungshistorie für Nachvollziehbarkeit
- Visuelles Management über Bucket-Farben und Regeln
- Unterstützung durch Copilot, z. B. beim Strukturieren, Priorisieren und Zusammenfassen von Aufgabeninhalten
Hinweis: Premium-Funktionen (inklusive Copilot in Planner) erfordern in der Regel Project Plan 3 oder Plan 5. Eine kostenlose Testphase lässt sich direkt aus der Planner-App in Teams starten.
Typische Einsatzszenarien
- Markteinführung: Kampagnenplanung mit Sprints, Abhängigkeiten und Zielen
- IT-Rollout: Aufgabenpakete nach Standorten/Workstreams, Meilensteine und Kapazitäten
- HR-Programme: Onboarding-, Talent- oder Leadership-Tracks als wiederverwendbare Pläne
- Vertrieb: Deal-Boards mit Custom Fields für Stage, Dealgröße, Nächste Schritte
- Projekte im Tagesgeschäft: Von “Ad-hoc” bis “komplex” – alles in einem System
So starten Sie pragmatisch
- In Teams die Planner-App öffnen und einen neuen Plan erstellen.
- Benennung, Buckets und Etiketten standardisieren (Namenskonventionen festlegen).
- Rollen, Rechte und Benachrichtigungen definieren; Datenschutz beachten.
- Aufgabenstruktur in kleineren Arbeitspaketen denken (Haupt-/Unteraufgaben).
- Ansichten nutzen: Board für Fokus, Zeitachse für Terminlage, Personen für Auslastung.
- Custom Fields einführen, erst wenige – dann bei Bedarf erweitern.
- Für wiederkehrende Vorhaben Vorlagen durch Kopieren etablieren.
- Optional: Premium-Test aktivieren und Sprints, Meilensteine, Workload & Co. evaluieren.
Best Practices aus der Praxis
- “Ein Ticket – eine klare Verantwortung”: Vermeidet Reibungsverluste.
- Definition of Done pro Bucket oder Plan festhalten.
- Wöchentlicher Review-Termin mit Board-/Zeitachsenblick: kurz, konsequent, transparent.
- Automatisierung mit Power Automate prüfen (z. B. bei Fälligkeit, Statuswechsel).
- Reporting über Planner/Project-Reports oder Power BI konsistent aufsetzen.
Unser Angebot: Schnell zum Mehrwert mit dem richtigen Training
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Dieser Beitrag zeigt, wie Teams Premium Administratoren hilft, Meeting-Sicherheit und Compliance mit Advanced Meeting Protection, Sensitivity Labels und vordefinierten Vorlagen zu standardisieren, das Nutzererlebnis durch Corporate Branding und klare Richtlinien zu vereinheitlichen und große Formate wie Webinare, Town Halls und Virtual Appointments professionell zu orchestrieren. Zudem erhalten IT-Verantwortliche praxisnahe Hinweise zu Lizenzierungsmodellen, Rollout-Vorgehen (Pilot, Policies, Gruppenlizenzierung), Monitoring und Best Practices. Ideal für Organisationen, die Risiken reduzieren, den Markenauftritt stärken und operative Effizienz heben möchten – auf Wunsch begleiten wir Sie mit passgenauen Inhouse-Schulungen und Admin-Guides bis zum erfolgreichen Premium-Rollout.
Die Zukunft ist da – und sie bringt neue Pflichten mit sich: Ab Februar 2025 gilt die neue EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (KI-VO). Ein zentrales Element dieser Verordnung ist die Schulungspflicht im Bereich KI. Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder nutzen, müssen künftig sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden über die nötige Kompetenz im Umgang mit diesen Technologien verfügen. Was bedeutet das konkret? KI-Kompetenz wird Gesetz Egal ob automatisierte Bewerbungsverfahren, smarte Produktionsprozesse oder Chatbots im Kundenservice – Künstliche Intelligenz ist längst im betrieblichen Alltag angekommen. Doch je intensiver die Nutzung, desto größer die Verantwortung: Laut KI-VO müssen Arbeitgeber gewährleisten, dass Mitarbeitende geschult sind und die Risiken beim Einsatz von KI einschätzen können. Wer ist betroffen? Die Schulungspflicht gilt branchen- und größenunabhängig – entscheidend ist allein, ob Mitarbeitende im Arbeitsalltag mit KI-Systemen in Berührung kommen. Die Verordnung unterscheidet dabei zwei Rollen: Anbieter, die eigene KI-Systeme entwickeln und vertreiben. Betreiber, die externe KI-Systeme für ihre Zwecke nutzen. Beide Gruppen sind zur Förderung der KI-Kompetenz verpflichtet. Was Unternehmen jetzt tun sollten Da es keine einheitlichen Vorgaben zur Schulungsgestaltung gibt, ist Eigeninitiative gefragt. Empfehlenswert ist zunächst eine Bedarfsanalyse: Welche KI-Anwendungen kommen im Unternehmen zum Einsatz? Welche Risiken bestehen? Wer arbeitet konkret mit KI? Darauf aufbauend können Unternehmen individuelle Schulungskonzepte entwickeln – von Grundlagentrainings bis hin zu internen Richtlinien für den verantwortungsvollen KI-Einsatz. Dokumentation und Aufsicht Zwar fordert die Verordnung keine verpflichtende Dokumentation der Schulungsmaßnahmen, doch aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist sie ratsam. Die Bundesnetzagentur wird als Aufsichtsbehörde fungieren, konkrete Leitlinien folgen bis August 2025. Wer jetzt proaktiv handelt, minimiert nicht nur Haftungsrisiken, sondern stärkt auch die digitale Kompetenz im eigenen Unternehmen. Sprechen SIe uns gerne an.
Dieser Beitrag erläutert, wie OneDrive‑Verknüpfungen ausgewählte Ordner aus SharePoint und Microsoft Teams effizient in den persönlichen Arbeitsbereich bringen – mit konsistenten Berechtigungen, ohne Vollsynchronisation und ohne Datenduplikate. Sie erhalten praxisnahe Einsatzszenarien, Vor‑ und Nachteile sowie eine prägnante Entscheidungshilfe Verknüpfung vs. Synchronisation inklusive Governance‑Tipps. Für eine nachhaltige Einführung unterstützen wir Sie mit passgenauen Inhouse‑Schulungen zu OneDrive, SharePoint und Teams – vom Konzept bis zum passenden Trainer.
