SharePoint Online Premium: Automatisierung und Effizienz auf neuem Niveau

6. Juni 2025

1. Neue Wege der Inhaltsverarbeitung: Automatisieren, vereinfachen, beschleunigen

Microsoft SharePoint Online Premium hebt die Möglichkeiten in der Bearbeitung und Verarbeitung von Dokumenten auf ein neues Level. Vor allem Endbenutzer profitieren von intelligenten Automatisierungen, die lästige Routinearbeiten reduzieren. Dank KI-gestützter Dokumentenerkennung lassen sich etwa Inhalte aus eingehenden Dokumenten oder Bildern automatisch extrahieren und passenden Metadatenfeldern zuordnen. Funktionen wie die automatische Befüllung von Spalten oder das effiziente Übersetzen von Dokumenten sparen Zeit – und fördern die Produktivität spürbar. Auch das Erstellen individueller Dokumente wird durch vordefinierte Formular-Templates erleichtert: Wenige Angaben genügen, und schon generiert SharePoint maßgeschneiderte Inhalte für verschiedene Anwendungsfälle – von Angeboten bis hin zu Verträgen.

2. Erweiterte Werkzeuge für alltägliche Aufgaben

SharePoint Online Premium bringt zahlreiche neue Tools, die das Handling mit Dateien und Dokumenten zeitgemäß gestalten. Die integrierte elektronische Signatur macht Drittanbieter-Lösungen für die Dokumentenunterzeichnung in vielen Fällen überflüssig und sorgt für konsistente Prozesse innerhalb des Ökosystems. Die Optical Character Recognition (OCR) erkennt Textinhalte aus Bildern oder gescannten PDFs automatisch, sodass diese vollständig durchsuchbar sind. Auch das Zusammenführen oder Extrahieren von Seiten innerhalb von PDF-Dateien gelingt nun direkt im SharePoint – ein echter Pluspunkt für Anwender, die regelmäßig mit umfangreichen Dokumentensammlungen arbeiten.

3. Effiziente Inhaltsverwaltung: Mehr Überblick, weniger Aufwand

Eine der größten Stärken der neuen Premium-Version liegt in der verbesserten Verwaltung großer Datenmengen. Dank leistungsfähiger Such- und Filterfunktionen behalten Sie den Überblick über geteilte Inhalte, Zugriffsberechtigungen und den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten. Mit vordefinierten Regeln und Workflows lassen sich wiederkehrende Prozesse automatisieren – etwa das automatische Übersetzen von Inhalten bei Bedarf. Die verbesserte Taxonomie ermöglicht es zudem, bestehende Begriffsstrukturen aus Drittanwendungen zu übernehmen und gezielt für die Katalogisierung interner Inhalte zu nutzen.

4. Moderne Inhaltserfahrung: Benutzeroberfläche und Zusammenarbeit neu gedacht

Die Bedienoberfläche erhält mit dem Premium-Update einen spürbaren Schub: Sie wird intuitiver, übersichtlicher und bietet mehr Flexibilität für die tägliche Zusammenarbeit. Anwender können beispielsweise neue Dateitypen direkt im SharePoint betrachten und kommentieren. Die Möglichkeit, bereits in der Vorschau Anmerkungen oder Skizzen zu hinterlegen – ohne das Original zu verändern – eröffnet gerade bei komplexen Konstruktionsdateien wertvolle Mehrwerte. Zukünftige Integrationen in Teams versprechen zudem, Arbeitsprozesse zu bündeln und externe Zusammenarbeit noch einfacher und sicherer zu gestalten.

5. Chancen und Herausforderungen aus Anwendersicht

Bei all den Neuerungen stellen sich im Alltag Fragen nach Sinnhaftigkeit und Rahmenbedingungen: Wie weit reicht die Qualität maschineller Übersetzungen? Sind automatisierte Schlagwortvergaben tatsächlich fehlerfrei? Nicht jede Automatisierung ist auf Anhieb selbsterklärend und erfordert eine kurze Einarbeitung. Dennoch überwiegen die Vorteile: Viele wiederkehrende Aufgaben laufen im Hintergrund, Routinearbeiten werden beschleunigt und die Zusammenarbeit im Team erleichtert. Für Unternehmen, die digitale Prozesse als Innovationsmotor begreifen, ist das Premium-Update von SharePoint Online ein spannender Schritt – vorausgesetzt, die Endanwender werden bei Einführung und Schulung aktiv mitgenommen.

6. Fazit: Ein bedeutender Fortschritt mit viel Potenzial

SharePoint Online Premium bringt eine Vielzahl an Features, die den Arbeitsalltag von Endnutzern spürbar vereinfachen können. Insbesondere die Automatisierung und Vereinfachung von Routineaufgaben, das übersichtlichere Management von Daten und die verbesserte Benutzeroberfläche sprechen für einen zukunftsfähigen und produktiven Einsatz. Natürlich bleibt ein kritischer Blick auf die Praxistauglichkeit der KI-unterstützten Funktionen notwendig – der Weg in eine intelligenter vernetzte Zusammenarbeit ist aber klar vorgezeichnet. Unternehmen, die das Angebot gezielt einführen und begleiten, werden sowohl bei der Effizienz als auch bei der Nutzerakzeptanz profitieren.

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Pflicht zur KI Schulung ab 2025. Was Unternehmen jetzt wissen müssen

von Marcel Klemet • 26. Juni 2025
Die Zukunft ist da – und sie bringt neue Pflichten mit sich: Ab Februar 2025 gilt die neue EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (KI-VO). Ein zentrales Element dieser Verordnung ist die Schulungspflicht im Bereich KI. Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder nutzen, müssen künftig sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden über die nötige Kompetenz im Umgang mit diesen Technologien verfügen. Was bedeutet das konkret? KI-Kompetenz wird Gesetz Egal ob automatisierte Bewerbungsverfahren, smarte Produktionsprozesse oder Chatbots im Kundenservice – Künstliche Intelligenz ist längst im betrieblichen Alltag angekommen. Doch je intensiver die Nutzung, desto größer die Verantwortung: Laut KI-VO müssen Arbeitgeber gewährleisten, dass Mitarbeitende geschult sind und die Risiken beim Einsatz von KI einschätzen können. Wer ist betroffen? Die Schulungspflicht gilt branchen- und größenunabhängig – entscheidend ist allein, ob Mitarbeitende im Arbeitsalltag mit KI-Systemen in Berührung kommen. Die Verordnung unterscheidet dabei zwei Rollen: Anbieter, die eigene KI-Systeme entwickeln und vertreiben. Betreiber, die externe KI-Systeme für ihre Zwecke nutzen. Beide Gruppen sind zur Förderung der KI-Kompetenz verpflichtet. Was Unternehmen jetzt tun sollten Da es keine einheitlichen Vorgaben zur Schulungsgestaltung gibt, ist Eigeninitiative gefragt. Empfehlenswert ist zunächst eine Bedarfsanalyse: Welche KI-Anwendungen kommen im Unternehmen zum Einsatz? Welche Risiken bestehen? Wer arbeitet konkret mit KI? Darauf aufbauend können Unternehmen individuelle Schulungskonzepte entwickeln – von Grundlagentrainings bis hin zu internen Richtlinien für den verantwortungsvollen KI-Einsatz. Dokumentation und Aufsicht Zwar fordert die Verordnung keine verpflichtende Dokumentation der Schulungsmaßnahmen, doch aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist sie ratsam. Die Bundesnetzagentur wird als Aufsichtsbehörde fungieren, konkrete Leitlinien folgen bis August 2025. Wer jetzt proaktiv handelt, minimiert nicht nur Haftungsrisiken, sondern stärkt auch die digitale Kompetenz im eigenen Unternehmen. Sprechen SIe uns gerne an.
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